Az ismétlődő e-mailek IMAP-fiókokból, két számítógépen szinkronizált postafiókból vagy kétszer importált PST-fájlból származnak. Az Outlook saját „Karbantartás" funkciója egyszerre csak egy mappát vizsgál, így az „Elküldött üzenetek" és az „Archívum" mappában lévő másolatok elkerülik a figyelmét. Az Outlook duplikátum-eltávolító közvetlenül a számítógépén olvassa a PST- vagy OST-fájlt, futó Outlook nélkül. A duplikátumokat az Ön szabályai szerint csoportosítja, és új PST-fájlt ír, amelyben minden üzenetből egy példány szerepel, a forrást pedig érintetlenül hagyja, akár Windows 11-et használ, akár egy régi Outlook 365-exportot tisztít.